Exclusão de Dados

1. Excluir sua conta pelo painel

O titular pode excluir sua conta a qualquer momento em Configurações → Conta e segurança → Excluir conta, confirmando a senha. A conta é marcada para exclusão e segue funcionando por 45 dias: é a janela para baixar uma cópia dos dados (Baixar meus dados, na mesma tela) ou cancelar a exclusão. Encerrado o prazo, os dados são removidos dos sistemas ativos.

Dados removidos:

• Histórico de atendimentos e conversas
• Clientes cadastrados
• Configurações do atendimento e da assistente
• Integrações e credenciais (os acessos ao Google são revogados)

Depois dos 45 dias, a exclusão não pode ser desfeita. Cópias de backup expiram em até 30 dias (seção 8) e registros sujeitos a retenção legal seguem os prazos da seção 9.

2. Excluir os dados de um cliente

Você (profissional) pode apagar os dados de um cliente específico sem encerrar sua conta, atendendo ao direito de eliminação do titular (LGPD art. 18). Em Configurações → Conta e segurança → Excluir os dados de um cliente, busque pelo nome ou telefone e confirme.

São apagados na hora o cadastro, o histórico, os agendamentos, os valores, as conversas, as suas anotações sobre o cliente e o ditado em revisão. As evoluções já registradas no prontuário ficam, com a identificação congelada, pelo prazo de guarda do Conselho Federal de Psicologia. Para manter o histórico financeiro, marque o cliente como inativo em vez de excluir.

Se você é cliente de um profissional que usa a DeskZero, pode pedir a exclusão diretamente a ele (que resolve pelo painel) ou pelo nosso canal da seção 5, e encaminharemos ao profissional responsável.

3. Fim do teste e cancelamento não excluem nada

Nem o fim do teste grátis nem o cancelamento da assinatura apagam a sua conta. Nos dois casos ela fica pausada, sem carência: nada é apagado, e assinar de novo reabre tudo na hora.

• Com a conta pausada, o link de agendamento mostra ao cliente que a agenda está fechada, e a agenda, os clientes e o histórico registrado continuam guardados. Você segue vendo as próximas sessões já marcadas, lendo e baixando os prontuários e exportando todos os seus dados.
• O que muda é que as demais telas ficam fechadas até a assinatura. Ao assinar de novo, tudo reaparece: a pausa é de acesso, e nada é apagado por trás dela.
• A exclusão da conta tem três origens, e só três: o seu pedido pelo painel (seção 1), a inatividade prolongada (seção 4) e o encerramento pela DeskZero por violação dos Termos de Uso ou a seu pedido ao suporte, caso em que a remoção ocorre em 7 dias, com a exportação ainda acessível (Termos, seção 17).

4. Exclusão automática: conta inativa por 12 meses

Guardar dados pessoais para sempre, sem finalidade e sem necessidade, contraria a LGPD (art. 6º, III, e arts. 15 e 16): todo tratamento tem começo e fim. Como a conta pausada não expira por falta de pagamento, o critério de fim que adotamos é o uso, e não o pagamento.

• A contagem: 12 meses sem nenhum acesso à conta, contados do último login ou renovação de sessão. Qualquer acesso zera a contagem automaticamente.
• Dois avisos antes: a 30 dias e a 7 dias do prazo, por e-mail e nas notificações do painel. Você não perde a conta sem ter sido avisado duas vezes.
• Marcar não é apagar: vencido o prazo, a conta é marcada e entra na mesma janela de 45 dias da seção 1. Nela você continua usando a conta, pode baixar uma cópia dos dados e pode desfazer a exclusão pelo painel.
• Quem fica de fora: contas com assinatura ativa ou com acesso concedido por nós não entram nessa contagem, mesmo sem uso.
• Prontuário na guarda: a exclusão por inatividade nunca apaga um prontuário dentro do prazo mínimo de guarda do Conselho Federal de Psicologia, de 5 anos. Enquanto o registro mais recente não completar esse prazo, a conta fica guardada, e os 12 meses só começam a contar depois dele.

Se você tem dever profissional ou legal de guardar registros dos seus clientes, esse dever continua sendo seu: baixe a sua cópia enquanto a conta está ativa.

5. Solicitação por e-mail

Além das formas automáticas e do painel, qualquer titular (profissional ou cliente final) pode solicitar a exclusão por e-mail:

• Escreva para [email protected] com o assunto "Solicitação de exclusão de dados".
• Informe o e-mail da conta (se você é profissional) ou seu nome e telefone e o profissional com quem se atende (se você é cliente final), para localizarmos os dados.
• Respondemos em até 15 dias (LGPD, arts. 18 e 19).
• Você recebe a confirmação pela mesma via quando a exclusão for concluída.

6. O que é excluído

A exclusão abrange todos os dados armazenados nos bancos de dados operados diretamente pela DeskZero:

• Dados da conta (nome, e-mail, senha)
• Histórico de atendimentos e mensagens
• Clientes e contatos cadastrados
• Prontuário, suas anotações e o ditado em revisão (baixe o seu arquivo antes)
• Configurações da assistente e templates
• Dados de onboarding e configuração do serviço
• Integrações e credenciais (Google Agenda), com revogação dos tokens
• Logs de auditoria da conta

Registros financeiros sujeitos a retenção fiscal são mantidos de forma anonimizada (sem vínculo com o titular), conforme as seções 2 e 9.

7. Dados em suboperadores

Alguns dados podem estar replicados em sistemas de terceiros utilizados para operar o serviço:

• Asaas: dados de cobrança e histórico de pagamento são retidos conforme obrigações legais e a política de retenção do Asaas.
• Cloudflare: logs de requisições podem ser retidos por período curto conforme política do provedor de infraestrutura.
• Resend: registros de envio de e-mails transacionais seguem a política de retenção do provedor.
• OpenAI: o que a assistente e o ditado do prontuário enviam não é usado para treinar modelos; pelas regras da OpenAI, um registro pode ficar por até 30 dias apenas para detectar abuso, e depois é apagado.

A exclusão nos sistemas da DeskZero não implica exclusão automática em provedores terceiros. Quando possível, acionamos mecanismos de exclusão disponíveis nos provedores.

8. Backups e cópias técnicas

Cópias de segurança (backups) automáticas podem conter dados da conta excluída por até 30 dias após a exclusão. Após esse período, os dados são removidos do ciclo de backup.

Durante esse período, os dados em backup não são acessíveis para uso operacional e existem apenas como parte do processo de recuperação de desastres.

9. Retenção legal

Independentemente da solicitação de exclusão, os seguintes dados podem ser mantidos pelos prazos legais exigidos (LGPD, art. 16):

• Registros de acesso (IP, login): 6 meses, Marco Civil da Internet, art. 15.
• Registros fiscais e notas: 5 anos, Código Tributário Nacional, arts. 173/174.
• Dados necessários para exercício regular de direito em processo: pelo prazo prescricional aplicável.

Após o cumprimento do prazo legal, os dados retidos são descartados de forma segura.