Política de Privacidade

1. Escopo e papéis (LGPD)

Esta Política explica como tratamos dados pessoais no contexto da DeskZero, operada por DESKZERO LTDA, inscrita no CNPJ 65.756.117/0001-45.

Para deixar claro:

A) Site e conta DeskZero (visitantes e clientes): a DeskZero atua como Controladora dos dados necessários para cadastro, autenticação, cobrança, suporte e segurança.

B) Dados de clientes finais tratados em nome do Cliente: quando você usa a DeskZero para atender e organizar agendamentos pela sua página de agendamento (o seu link) e pelos canais que habilitar, você (profissional/empresa) é o Controlador desses dados, e a DeskZero atua como Operadora, tratando dados conforme suas instruções e para prestar o serviço, nos termos do Acordo de Processamento de Dados dos Termos de Uso.

2. Para quem é esta política

Esta Política se aplica a:

• Visitantes do site DeskZero.
• Usuários da plataforma (profissionais, empresas e membros autorizados de suas equipes).
• Clientes finais que interagem com a página de agendamento do Cliente ou são cadastrados por ele na plataforma (dados tratados em nome do Cliente).

Ela cobre o uso do site, do painel, da página de agendamento, do inbox, das automações, do calendário e das integrações.

3. Dados que coletamos

• Dados de conta: nome, e-mail, telefone, senha (armazenada com hash criptográfico, nunca em texto puro), informações de login e permissões, e dados profissionais informados por você no cadastro, como nome do consultório, cidade, fuso horário, registro profissional e CPF/CNPJ para fins de cobrança e documentos fiscais.
• Dados operacionais: horários, regras de agenda, serviços, políticas e configurações do atendimento. Quando o profissional ativa o recebimento por Pix, a chave Pix informada por ele também fica armazenada nas configurações e é exibida somente a clientes finais que se identificam pelo telefone já cadastrado, nunca na página pública do link. A chave é apagada junto com a conta e as notificações de pagamento nunca incluem valores.
• Dados de clientes finais (em nome do Cliente): nome, telefone, mensagens trocadas na conversa de agendamento, agendamentos e histórico de atendimento, status, valores de sessão e cobranças, anotações operacionais registradas pelo profissional e demais dados que o Cliente inserir na plataforma. Quando o profissional utiliza o recurso de apoio à emissão de notas fiscais, também são armazenados, sob responsabilidade dele, o nome civil completo, CPF e endereço do cliente final — usados exclusivamente para gerar a planilha de emissão de notas, que é criada no navegador do profissional e nunca fica armazenada nos nossos servidores.
• Registro de humor do cliente final: quando o profissional publica o link, o cliente pode registrar como está se sentindo numa escala de 1 a 5. É um dado de saúde informado pelo próprio cliente, usado apenas para que ele e o profissional acompanhem o vínculo ao longo do tempo — nunca para publicidade, perfilamento ou decisão automatizada. O histórico fica visível somente ao profissional daquele link, e é apagado junto com os demais dados do cliente quando o profissional solicita a exclusão dele ou encerra a conta.
• Dados técnicos: endereço IP, logs de eventos, dispositivo/navegador, data/hora, identificadores de sessão e métricas de uso.
• Dados de cobrança: informações essenciais de pagamento e status de assinatura. Não armazenamos dados completos de cartão: o processamento do cartão, do Pix e do boleto é realizado pelo provedor de pagamento (Asaas). Já o recebimento por Pix pelo link do profissional acontece direto entre o cliente final e o banco do profissional: a DeskZero não processa, não intermedeia nem recebe esses valores, e o aviso “Já paguei” não dá baixa em nenhuma cobrança.

Dependendo do uso, mensagens e anotações podem conter informações sensíveis. Recomendamos registrar apenas o necessário para a organização do atendimento.

4. Finalidades do tratamento

• Prestar o serviço: página de agendamento, inbox, agenda, automações, relatórios e funcionalidades do painel.
• Operação e suporte: atendimento ao usuário, troubleshooting e comunicação sobre o serviço, inclusive contato da equipe da DeskZero pelo e-mail e pelo telefone (WhatsApp) que você informou no cadastro ou nas configurações, para ajudar na configuração da conta e conversar sobre o uso do serviço.
• Segurança e prevenção a fraude: auditoria, logs, detecção de abuso e proteção da conta.
• Cumprimento de obrigações legais/regulatórias.
• Melhoria do produto: análises agregadas e métricas para evoluir performance e usabilidade (sempre que possível, com minimização/anonimização).

Não usamos os dados dos seus clientes finais para publicidade nem para treinar modelos de inteligência artificial, o que vale também para o ditado do prontuário. A assistente segue um roteiro configurado por você.

5. Bases legais (LGPD)

O tratamento pode ocorrer, conforme o caso, com base em:

• Execução de contrato e procedimentos preliminares (prestação do serviço), art. 7º, V da LGPD.
• Cumprimento de obrigação legal/regulatória: art. 7º, II da LGPD.
• Legítimo interesse (segurança, prevenção a fraude e melhoria do serviço, com avaliação de impacto quando aplicável), art. 7º, IX da LGPD.
• Consentimento, quando exigido (ex.: preferências específicas): art. 7º, I da LGPD.

Para dados sensíveis (como dados de saúde tratados em nome do Cliente): o tratamento pela DeskZero como Operadora se fundamenta nas instruções do Controlador e, conforme o caso, na tutela da saúde em procedimento realizado por profissionais de saúde (art. 11, II, 'f' da LGPD) ou na base legal definida pelo Controlador.

A definição de base legal primária para dados de clientes finais é responsabilidade do Controlador (o profissional/empresa que usa a DeskZero).

6. Compartilhamento e suboperadores

Podemos compartilhar dados estritamente quando necessário para:

• Cloudflare: hospedagem, CDN, banco de dados e proteção contra ataques (infraestrutura principal). Pelo Workers AI, também transforma em texto o áudio das perguntas à assistente e do ditado do prontuário. O áudio não é guardado, e a Cloudflare não usa o conteúdo para treinar modelos.
• OpenAI: inteligência artificial da assistente do painel e da organização do rascunho do ditado do prontuário. Pedimos que a resposta não seja armazenada, o registro das chamadas fica desativado na nossa conta da OpenAI, e ela não usa o conteúdo para treinar modelos; pelas regras dela, um registro pode ficar por até 30 dias apenas para detectar abuso, e depois é apagado. No ditado, o nome do cliente é retirado antes do envio (veja a seção 17).
• Asaas: processamento dos pagamentos da assinatura (cartão, Pix ou boleto) e gestão de assinaturas, no Brasil.
• Resend: envio de e-mails transacionais (confirmações, lembretes e avisos de conta).
• Google: login com Google (OAuth) e integração com o Google Agenda, quando habilitados pelo Cliente.
• Google Maps: validação do endereço de atendimento informado pelo profissional e prévia do mapa no link. Ao abrir “Ver endereço”, o navegador do cliente final carrega a imagem do mapa diretamente do Google, que recebe o endereço IP dele e a origem da requisição — nunca o nome, o telefone ou o motivo do atendimento.

Não vendemos dados pessoais. Exigimos que suboperadores atuem sob confidencialidade e com medidas de segurança compatíveis. Mantemos lista atualizada de suboperadores essenciais e notificaremos mudanças relevantes.

Integrações Google (login e Google Agenda): acessamos apenas os escopos autorizados por você. No login, o perfil básico. Na Google Agenda, a permissão concedida é de ver a lista das suas agendas e de ver, criar, alterar e excluir eventos. A lista de agendas serve para você escolher onde as sessões ficam. Se você marca as sessões pela DeskZero, mexemos somente nos eventos criados pela DeskZero. Se escolhe marcar pelo Google Agenda (ou pelos dois), também lemos o horário, o título e os convidados dos eventos da agenda escolhida, para transformar em sessão os que são dos seus clientes, e vemos se o evento tem link de videochamada ou endereço, para saber se a sessão é online ou presencial: do endereço guardamos só se ele existe, e o link da videochamada fica na sessão do cliente, para você escolher se ele vira a sala. Do evento que não é sessão guardamos só a identificação, para não perguntar de novo, ou, quando você pede para ignorar sempre aquele título, o próprio título, que você apaga em Integrações; o título e os convidados dos demais ficam guardados apenas enquanto o horário espera a sua conferência. No caminho pelos dois, das outras agendas suas que aparecem no seu Google (até cinco) usamos só os intervalos ocupados, sem guardar título nem convidados, para o seu link não oferecer esses horários. Num evento seu, a DeskZero só muda o horário quando a sessão é remarcada (por você ou, se você permitir, pelo cliente) e só o exclui quando você pede ou permite. Guardamos o e-mail da conta Google conectada e a agenda escolhida, para mostrar a você qual conta está ligada. Usamos esses dados exclusivamente para exibir e sincronizar compromissos na DeskZero e para cobrar as sessões que vieram da sua agenda. O uso e a transferência de informações recebidas das APIs do Google pela DeskZero aderirão à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google (Google API Services User Data Policy), incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use). Esses dados nunca são usados para publicidade nem vendidos, e os tokens de acesso são armazenados de forma segura e revogados na desconexão da integração ou na exclusão da conta.

WhatsApp não é parte da plataforma: a DeskZero não possui integração com o WhatsApp nem com a Meta. Quando você divulga seu link no WhatsApp ou continua uma conversa com seu cliente pelo seu próprio aplicativo, isso acontece fora do DeskZero, sob os termos e a política de privacidade do próprio WhatsApp.

7. Retenção e descarte

Mantemos dados pelo tempo necessário para prestar o serviço, cumprir obrigações legais e resguardar direitos. Prazos de retenção por categoria:

• Registros de acesso (IP, login): 6 meses, Marco Civil da Internet, art. 15.
• Registros fiscais e financeiros: 5 anos, Código Tributário Nacional, arts. 173/174.
• Conta em uso, inclusive pausada: mantida enquanto houver uso. O fim do teste ou o cancelamento deixam a conta pausada e não apagam nada, mas retenção sem fim não é opção legítima (LGPD, art. 6º, III, e arts. 15 e 16): o critério de término que adotamos é a inatividade de 12 meses, contada do último login ou renovação de sessão, com aviso a 30 e a 7 dias do prazo e janela de 45 dias para exportar ou desfazer. Qualquer novo acesso zera a contagem. A inatividade nunca apaga prontuário dentro do prazo de guarda de 5 anos do Conselho Federal de Psicologia: a contagem só começa depois que o registro mais recente completa esse prazo. Detalhe na Política de Exclusão de Dados.
• Dados de conta (após exclusão): exclusão dos sistemas ativos ao fim da janela que antecede a remoção (45 dias no seu pedido e na inatividade, 7 dias no encerramento pela DeskZero), exceto dados sujeitos às retenções legais acima.
• Dados de clientes finais (Operadora): conforme instruções do Controlador e prazos da Política de Exclusão de Dados.
• Ditado do prontuário: o áudio não é gravado no servidor e existe só até virar texto. No seu aparelho, o trecho que ainda não subiu e o texto já transcrito ficam por até 24 horas, ou até você sair da conta. As marcações de conferência e o trecho do ditado de onde veio cada frase são apagados quando você registra a evolução, ou 7 dias depois do último ditado. O rascunho e “Suas anotações” ficam com o prontuário (veja a seção 17).
• Backups: cópias de segurança podem conter dados por até 30 dias após a exclusão, conforme ciclo técnico.

No encerramento da conta, aplicamos rotinas de exclusão ou anonimização conforme detalhado na Política de Exclusão de Dados.

8. Segurança

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger dados, incluindo:

• Criptografia em trânsito (HTTPS/TLS) em todas as comunicações e em repouso na infraestrutura.
• Senhas armazenadas com hash criptográfico (nunca em texto puro).
• Segregação lógica multi-tenant: dados de cada cliente são isolados e acessíveis apenas pelo respectivo tenant.
• Controle de acesso baseado em funções (RBAC) com permissões granulares.
• Registros de auditoria para rastreamento de ações.
• Cópias de segurança (backups) periódicas conforme recursos da infraestrutura.
• Monitoramento e proteção contra abuso.

Nenhum sistema é 100% seguro; por isso, recomendamos senhas fortes e cuidado com compartilhamento de acessos.

9. Incidente de segurança

Em caso de incidente relevante que possa acarretar risco ou dano aos titulares, aplicamos medidas de contenção e avaliação. Quando exigido pela LGPD (art. 48) e pelo Regulamento de Comunicação de Incidentes de Segurança da ANPD (Resolução CD/ANPD nº 15/2024), comunicaremos os titulares afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados nos prazos regulamentares (em regra, 3 dias úteis a contar do conhecimento de que o incidente afetou dados pessoais), com as informações disponíveis sobre a natureza dos dados afetados, as medidas adotadas e as orientações aos titulares.

Quando o incidente envolver dados tratados em nome do Cliente (Controlador), o Cliente será notificado conforme o Acordo de Processamento de Dados dos Termos de Uso, para que possa cumprir seus próprios deveres perante a ANPD e os titulares.

10. Cookies e tecnologias de armazenamento local

A DeskZero utiliza armazenamento local do navegador (localStorage) para manter sua sessão autenticada. Não utilizamos cookies de sessão tradicionais para autenticação, nem cookies de publicidade ou rastreamento de terceiros.

Tecnologias de armazenamento utilizadas

• Essenciais: token de sessão (JWT) armazenado em localStorage para autenticação, além de preferências de interface (como tema e idioma).
• Ditado do prontuário: o texto transcrito e o trecho de áudio que ainda não subiu ficam no armazenamento do navegador (IndexedDB) por até 24 horas, só para o ditado não se perder se a página fechar. Ficam presos à sua conta: outra conta no mesmo aparelho não os lê.
• Terceiros: serviços integrados (como o Asaas, no checkout de pagamento) podem utilizar cookies próprios durante o processo, conforme suas respectivas políticas de privacidade.

Ao excluir sua conta ou realizar logout, os dados de armazenamento local, inclusive os do ditado, são automaticamente removidos do navegador.

11. Direitos do titular

Nos termos da LGPD (art. 18), você pode solicitar:

• Confirmação da existência de tratamento de seus dados pessoais.
• Acesso aos dados pessoais que mantemos sobre você.
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD.
• Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço.
• Eliminação dos dados pessoais tratados com base no consentimento (quando aplicável).
• Informação sobre entidades públicas e privadas com as quais realizamos uso compartilhado de dados.
• Revogação do consentimento, quando aplicável.
• Revisão de decisões automatizadas, quando aplicável.

Acesso e portabilidade sem pedir a ninguém: a exportação dos dados da conta em formato estruturado (JSON) fica no próprio painel, em Configurações → Conta e segurança → Baixar meus dados (em conta sem plano vigente, o mesmo botão aparece na tela de reativação). Está disponível em todos os planos, inclusive com a conta pausada, e continua acessível durante a janela que antecede a exclusão: 45 dias no seu pedido e na inatividade, 7 dias no encerramento pela DeskZero (seção 17 dos Termos). Se você precisar dos dados em CSV, por conjunto, peça pelo e-mail abaixo e entregamos no mesmo prazo do art. 19.

As demais solicitações devem ser enviadas para [email protected] e serão atendidas no prazo de até 15 (quinze) dias, conforme o art. 19 da LGPD, respeitando obrigações legais de retenção.

Quando o titular for cliente final de um profissional que usa a DeskZero, o pedido pode ser feito diretamente ao profissional (Controlador), que consegue atender à eliminação pelo painel (Configurações → Conta e segurança → Excluir os dados de um cliente). Essa ação apaga cadastro, histórico, agendamentos, valores, conversas, as anotações do profissional e o ditado em revisão do cliente. As evoluções já registradas no prontuário são preservadas pelo prazo de guarda do Conselho Federal de Psicologia, com a identificação congelada. O conteúdo bruto das mensagens é minimizado automaticamente após 90 dias, mantendo-se apenas o registro essencial enquanto a conta estiver ativa.

12. Encarregado (DPO) e contato

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (art. 41 da LGPD): Gustavo de Barros Viana.

Canal de privacidade e proteção de dados: [email protected]. Por esse canal você pode registrar reclamações, pedir esclarecimentos sobre esta Política e exercer os direitos da seção 11.

13. Dados de crianças e adolescentes

A DeskZero não é destinada a menores de 18 anos e não coleta intencionalmente dados de menores para fins de cadastro na plataforma.

Quando o Cliente (Controlador) trata dados de clientes finais menores de idade por meio da plataforma, a responsabilidade por cumprir os requisitos do art. 14 da LGPD, incluindo a obtenção de consentimento específico e em destaque de pelo menos um dos pais ou responsável legal, é do Cliente.

A DeskZero, como Operadora, processará esses dados conforme as instruções do Controlador e os termos destes documentos.

14. Transferência internacional

Alguns de nossos suboperadores podem processar dados fora do Brasil, em especial:

• Cloudflare: infraestrutura distribuída globalmente (EUA e outros).
• Resend: envio de e-mails transacionais (EUA).
• Google: login e integração com o Google Agenda (EUA).
• OpenAI: assistente do painel e rascunho do ditado do prontuário (EUA).

Os pagamentos são processados pelo Asaas, instituição de pagamento brasileira, sem transferência internacional dos dados de cobrança sob nossa gestão.

Quando houver transferência internacional, adotamos salvaguardas contratuais e técnicas para proteger os dados, observando a LGPD (art. 33) e as boas práticas de segurança. Utilizamos provedores que mantêm certificações e compromissos de proteção de dados reconhecidos internacionalmente.

15. Relatório de impacto à proteção de dados (RIPD)

Considerando que a DeskZero pode tratar dados sensíveis como Operadora, mantemos Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD), conforme art. 38 da LGPD, para as operações de tratamento relevantes.

O RIPD é documento interno e pode ser apresentado à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) mediante solicitação formal.

16. Atualizações desta política

Podemos atualizar esta Política periodicamente. A versão vigente estará sempre disponível nesta página, com indicação da data da última atualização, que serve como identificador de versão.

Mudanças materiais serão comunicadas por e-mail e/ou notificação no painel com antecedência razoável.

17. Inteligência artificial no prontuário: o que acontece com o seu ditado

Quando você usa o ditado depois da sessão, a DeskZero transforma a sua fala em texto e uma inteligência artificial organiza esse texto num rascunho de evolução, no formato do prontuário. Nada vira registro sem você conferir os trechos marcados e tocar em Registrar. O ditado é opcional: você sempre pode escrever.

• O que é enviado e para quem. O áudio é transcrito pela Cloudflare (Workers AI), que recebe a sua fala como você a disse. O texto é organizado pela OpenAI, com o mínimo do prontuário para o rascunho sair correto: abordagem, número da sessão, modalidade (online ou presencial), nome do serviço, demanda, objetivos, a última evolução registrada, os combinados da sessão anterior e, quando você dita mais, o rascunho que já existe. Ao ditar a demanda e os objetivos pelo lápis da abertura, vão só a abordagem e o que já está escrito nesses dois campos.
• O que nunca chega à OpenAI. O nome do cliente é trocado por “[cliente]” antes do envio, e CPF, telefone, CEP e e-mail ditados também são trocados por marcas quando a transcrição os escreve em números. O telefone, o CPF e o endereço do cadastro nunca são enviados. Endereço, e-mail dito por extenso (“arroba”, “ponto com”), número incompleto e nomes de outras pessoas não têm uma forma fixa e podem seguir no texto: evite ditá-los.
• O que fica guardado. O áudio não é gravado no servidor: existe só até virar texto. No seu aparelho, o trecho que ainda não subiu e o texto já transcrito ficam por até 24 horas, ou até você sair da conta. A Cloudflare e a OpenAI não usam o conteúdo para treinar modelos de inteligência artificial, e o registro das chamadas fica desativado na nossa conta da OpenAI; pelas regras dela, um registro pode ficar por até 30 dias apenas para detectar abuso, e depois é apagado. O rascunho fica no seu prontuário, visível só para você. As marcações de conferência e o trecho do ditado de onde veio cada frase são apagados quando você registra, ou 7 dias depois do último ditado.
• Se você excluir os dados de um cliente. As anotações e o ditado em revisão dele são apagados. As evoluções registradas ficam pelo prazo de guarda do prontuário.
• Sigilo. O conteúdo clínico nunca aparece em registros de sistema, notificações, e-mails ou exportações para terceiros, e a DeskZero não usa esse conteúdo para nenhuma finalidade própria, como publicidade, análise ou treinamento.
• O que a IA não faz. Ela não interpreta, não diagnostica e não completa o que você não disse. Uma hipótese ou leitura clínica que você ditar entra no rascunho marcada para conferir, e só fica no prontuário se você confirmar. Para guardar algo só com você, fora do prontuário e do PDF, diga “anota só pra mim”.
• Papéis. Você é a controladora dos dados do prontuário e a DeskZero é a operadora, que trata esses dados só para prestar o serviço (LGPD, art. 11, II, “a” e “f”).
• Informar o seu cliente. A orientação do CFP sobre inteligência artificial pede que o cliente saiba quando a psicóloga usa uma ferramenta de apoio. No ditado, em “Como funciona”, há um texto pronto para você copiar.